各有关单位：为更快更好地推进海南自贸试验区建设，优化营商环境，加快我市会展业发展，根据国务院“放管服”的要求和海口市政府办公厅《关于进一步完善扶持产业发展政策实施细则的通知》（海府办函〔2018〕291号）精神，我局进一步优化审批流程，简化申报材料，现将最新的申报程序及材料清单公布如下,请遵照执行。
特此通知。
附件
海口市会展业扶持资金申报程序及材料清单
一、会议项目
（一）备案申请（会议举办20个工作日前提交，将材料按照以下顺序装订成册，一式两份）
1.申报项目备案表(见范本)
2.申报委托书（见范本，会议由多个单位共同组织或引进的、各方协商一致由其中一方单位负责申报，主办单位盖章）
3.申报单位营业执照副本（或三证合一）、法人代表身份证
（二）评估申请（会议举办3个工作日前提交，将材料按照以下顺序装订成册，一式两份）
1.评估申请报告（见范本）
2.会展业发展专项资金申请表（见范本）
3.未获得市财政其他资金支持的说明（见范本）
4.会议通知及议程、会议活动方案、会议指南（选其一）
5.会展活动应急预案（见范本，主办、承办、会议场所三方单位盖章、公安局关于大型活动的安全许可文件）
（三）补贴申请（会议结束后20个工作日内提交，将材料按照以下顺序装订成册，一式两份，逾期视为自行放弃）
1.会场场租合同及发票（彩色复印或加盖红章确认）
2.酒店出具的住宿证明（见范本，酒店经办人签名，必须盖公章)、酒店住宿水单(含住客姓名、房号、间夜数、房型等信息，酒店可盖财务章、合同章、发票章等)。酒店无电脑机打水单时须提供酒店每日住宿安排表（酒店盖公章确认，应包含姓名、房号等）
3.申请国际会议补贴时提供：全部境外参会名单表、50份（含）以上护照复印件（主办单位盖章）
4.会议现场照片（3张）、项目总结报告（仅重大会议或依海口市会展局要求提供，重点写明：会议基本情况、出席领导嘉宾、影响力、意义、前景、成功经验等）
二、展览项目
（一）备案申请（展览举办20个工作日前提交，将材料按照以下顺序装订成册，一式一份）
1.海口市会展项目备案表
2.政府部门（含行业协会）作为展会主（承）办、指导、支持、协办单位的批准文件（复印件）
3.申报委托书（见范本,展览有多个主<承>办单位,同意委托其中一个主办或承办单位申报）
4.营业执照副本（或三证合一）、法人代表身份证（复印件）
5.展览活动方案
6.展览场所租赁合同（复印件）
（二）评估申请（展览举办3个工作日前提交，将材料按照以下顺序装订成册，一式一份）
1.展位总平面图和各展馆展位平面图
2.参展企业名录（见范本）
（三）补贴申请（展览结束后20个工作日内提交，按照以下顺序装订成册，一式两份，逾期视为自行放弃）
1.海口市会展项目备案表、海口市会展业专项资金申请表
2.政府部门（含行业协会）作为展会主（承）办、指导、支持、协办单位的批准文件（复印件）
3.申报委托书。（见范本，展览有多个主<承>办单位，同意委托其中一个主办或承办方申报）
4.营业执照副本（或三证合一）、法人代表身份证（复印件）
5.展览活动方案（含应急预案）
6.展览场馆（所）租赁合同及发票（复印件）
7.公安部门对大型群众性活动的批复（复印件）
8.展位总平面图和各展馆展位平面图
9.参展企业名录
10.项目总结报告
11.展会现场彩色照片不少于6张（含1张开幕式、3张特装展位、1张标准展位、1张配套活动；如无特装展位，提供4张标准展位；如有多项配套活动，每个活动提供1张）
12.展会宣传和专业观众邀请
（1）宣传广告费清单、宣传广告合同及发票（复印件）
（2）专业观众邀请费（交通、住宿）清单、专业观众名单（见范本）、专业观众邀请（交通、住宿）费用发票（复印件）
注：所有材料均需加盖申报单位公章。
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