上海展台设计的汇总回执、报名表和申请表,是上海展台设计了解和掌握参加对象情况的主要途径和方法,据此上海展台设计可以了解参加对象的各项基本信息。
掌握参展对象的基本信息,预计参展人数,掌握参展对象的组成结构和分布情况等信息。这些信息和数据对于做好接待工作具有十分重要的价值。
根据往届会展的档案资料中保存的接待方面的记录,也可以掌握到参展对象的一些信息,通过沟通了解参展对象的态度和观点的变化,可以对该对象是否有价值进行一个参考。
为了全面的了解参展对象的情况,有条件的可以请有关部门进行一些协助,可以了解一些情况。如国际性质的会展,如何悬挂国旗等规则,特殊的习俗或文化等。
一些重要的上海展台设计的活动,应当请上海展台设计的参加对象出示有效证件和该有公章的介绍证明信函,以便上海展台设计能确认其身份,做好接待工作。
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